Di zaman dimana bisnis berbasis layanan lapangan semakin berkembang, setiap bisnis kini mulai mengembangkan banyak alat yang digunakan untuk mengoperasikan layanan dari bisnis mereka. Usaha kecil mungkin dapat bertahan dengan software field service yang lebih sederhana dan berfokus hanya pada penyelesaian perintah kerja, pengambilan keputusan untuk perbaikan dengan kemampuan penjadwalan terbatas, tetapi operasi penskalaan dan penskalaan yang lebih besar memerlukan platform yang lebih kuat.
Dengan pertumbuhan bisnis dengan basis layanan field service, Anda juga harus mengevaluasi software field service yang Anda gunakan untuk memastikan apakah penggunaannya masih sesuai dengan kebutuhan dari bisnis Anda. Solusi yang ditujukan untuk perusahaan atau bisnis dengan skala kecil tidak memiliki fungsionalitas operasi untuk bisnis atau perusahaan yang skalanya lebih luas dan lebih besar.
Penggunaannya sebenarnya malah dapat menghambat pertumbuhan bisnis Anda dengan meminta input manual atau menawarkan integrasi dan otomatisasi terbatas.
Jalankan pertumbuhan bisnis Anda dengan pembaruan software yang memperhatikan tanda-tanda bahwa field service software Anda. Kemungkinan dimana saat ini, software field service tidak lagi siap menghadapi tantangan, inilah saatnya untuk mencari software lain yang lebih sesuai.
Berikut dalam artikel ini, kami mencoba menjabarkan beberapa tanda yang dapat Anda pertimbangkan sebagai tanda perlunya Anda memperbarui atau mengganti sistem field service software yang sedang Anda gunakan.
Tim Lapangan & Pusat Bekerja Dalam Dua Sistem Yang Berbeda
Salah satu masalah paling umum yang biasa dialami adalah bisnis atau perusahaan yang menggunakan dua atau lebih sistem untuk departemen atau tim yang berbeda. Misalnya, banyak bisnis atau perusahaan berkembang dalam industri HVAC memiliki tim untuk pekerjaan pemeliharaan kerusakan/perbaikan sehari-hari dan tim lainnya untuk proyeksi pemasangan.
Seringkali, kedua departemen tersebut menggunakan sistem yang berbeda, yang dapat menyebabkan kurangnya visibilitas ke dalam kedua operasi tersebut. Akibatnya, pemilik bisnis tidak dapat memperoleh cakupan penuh dari bisnis mereka tanpa melihat ke dalam dua sistem, dan teknisi harus menggunakan dua solusi atau diarahkan khusus ke dalam satu peran tertentu.
Skala Bisnis Berkembang & Perlunya Penggunaan Mobile Apps Untuk Teknisi
Sistem field service management apps yang lebih kecil mungkin hadir dengan kemampuan seluler yang sangat terbatas, jika ada. Misalnya, aplikasi FSM sederhana memungkinkan teknisi melihat perintah kerja dan memasukkan waktu pengerjaan, tetapi mereka tidak dapat menangani persyaratan rumit seperti memesan suku cadang, menyelesaikan daftar periksa, membuat faktur, atau menerima pembayaran.
Keterbatasan operasional kerja ini dapat mengurangi keefektifan dari pekerjaan teknisi Anda. Contohnya dari Kraft Power, perusahaan spesialis dalam menangani sistem generator mesin satu ini. Mereka melakukan banyak pekerjaan manual dan kehilangan banyak potensi klien bisnis karena tidak menggunakan sistem berbasis mobile apps yang membantu mereka. Teknisi menulis bahwa pelanggan membutuhkan penawaran pada atas kertas, dan penawaran tersebut seringkali terlewatkan.
“Proses yang kami lakukan sebelumnya semuanya manual,” kata Brian Donahoe, Manajer Teknologi Informasi untuk Kraft Power. “Teknisi akan menuliskan, pada selembar kertas, bahwa pelanggan membutuhkan penawaran dan suku cadang serta layanan yang diperlukan. Lalu hal tersebut disampaikan kepada tim, layanan di kantor untuk mencatatnya, juga pada selembar kertas.
Teknisi Anda sekarang dapat menggunakan mobile apps berbasis FSM khusus untuk segala hal mulai dari manajemen perintah kerja, lembaran waktu kerja, penjadwalan, memasukkan detail perintah kerja, meminta penawaran, dan langsung menagih waktu yang dihabiskan dalam pengerjaan layanan pada pelanggan dan menerapkannya pada pekerjaan yang tepat untuk mengetahui seberapa banyak hal tersebut dapat bekerja.
Tentunya hal ini membuat kinerja dari teknisi menjadi lebih efektif dan menghemat waktu dari tim kantor Anda untuk dapat menyelesaikan permintaan dari pelanggan lain di waktu yang sama.
FSM apps secara umum dapat membantu tim Anda dalam berkembang sejak dini, tetapi seiring berkembangnya operasi dari bisnis, Anda dapat dengan cepat mengatasi fungsi terbatas yang dimiliki oleh bisnis Anda.
Dan dengan mobilitas yang menjadi salah satu tren signifikan dalam industri layanan lapangan di masa mendatang, memiliki aplikasi yang masih terhitung standar dan terbatas bukanlah hal yang akan membantu Anda meningkatkan skala operasi bisnis.
Membutuhkan Lebih Banyak Solusi Software Yang Terintegrasi
Saat operasional dari bisnis Anda senantiasa tumbuh, kebutuhan akan lebih banyak software FSM akan menyertainya. Hal ini dapat berupa ERP, CRM, dan software akuntansi yang lebih selaras dengan ukuran perusahaan Anda.
Menggunakan software seperti FSM untuk mengurus akuntansi dasar bagi operasional perusahaan membatasi kemampuan Anda, tetapi juga mungkin tidak berintegrasi dengan software FSM Anda, menciptakan celah di antara kedua sistem tersebut. Dan hal tersebut mungkin memerlukan input data manual antara kedua sistem, yang dapat mengakibatkan kesalahan.
Berikut salah satu contoh dari Nwestco, sebuah perusahaan desain, izin, konstruksi, dan pemeliharaan yang menawarkan konstruksi proyek untuk peralatan perminyakan, mengalami masalah ini seiring pertumbuhannya.
Sistem akuntansi mereka sebelumnya tidak dapat menangani kebutuhan mereka, jadi ketika mereka beralih menggunakan platform NetSuite, mereka mendapatkan software FSM yang dapat diintegrasikan dengan ERP baru dan sistem akuntansi untuk platform layanan lapangan yang lebih lengkap.
Dengan berkembangnya perusahaan atau bisnis Anda, kebutuhan akan software untuk manajemen bisnis Anda juga akan semakin berkembang. Jadi, jika software untuk layanan lapangan Anda belum memadai untuk integrasi yang lebih lengkap, Anda tentunya perlu untuk mempertimbangkan pembaruan atau penggantian dengan software yang baru.
Software layanan lapangan harus sesuai dengan ukuran bisnis, dan saat Anda mengembangkan software lama Anda, penting untuk melihat tanda-tanda bahwa dimana ada saatnya bisnis Anda untuk beralih ke software FSM yang dapat menangani ukuran baru dari skala bisnis Anda.
Selain itu, menemukan software layanan lapangan yang dapat beradaptasi seiring pertumbuhan Anda sangatlah ideal, karena Anda dapat mengubah alur kerja sesuai kebutuhan untuk menghilangkan kebutuhan untuk pindah ke software lainnya.
Berikut adalah beberapa pemahaman secara umum tentang tanda yang perlu Anda pertimbangkan dalam penggunaan software dalam dunia Field Service Management untuk bisnis Anda.
Jika Anda membutuhkan informasi lebih lanjut seputar dunia field service management atau membutuhkan software berkualitas untuk membantu Anda dalam memantau kegiatan teknisi untuk layanan dari bisnis Anda, jangan ragu untuk menghubungi kami via website efield.id. 
