Image

QUICK CONTACT













Image

Pahami Berbagai Tantangan Dalam Mengelola Bisnis Berbasis Field Service & Cara Mengatasinya

25 Jan 2022 by Billy Gani
Pada titik tertentu dalam bisnis Anda, tentunya tantangan senantiasa ada untuk Anda lewati. Bagaimana Anda secara efektif dapat mengubah tantangan ini menjadi peluang dalam menciptakan masa depan yang lebih baik untuk bisnis Anda? Contohnya, jika tantangan Anda saat ini adalah meningkatnya biaya pemberian layanan lapangan, Anda memiliki kesempatan untuk mengoptimalkan proses layanan lapangan dengan cara yang tidak hanya mengurangi biaya tetapi juga meningkatkan kualitas layanan Anda.
 
Apakah mungkin untuk mendapatkan keuntungan dari setiap tantangan yang ada dalam industri field service management? Jawabannya, tentu saja iya! Tetapi, hal ini terjadi jika Anda mengetahui bagaimana cara yang tepat untuk mengatasinya. Tantangan dalam manajemen layanan berbasis lapangan (field service management) senantiasa kaya akan peluang. Hal ini dikarenakan tidak pernah ada kata cukup dalam mengoptimalkan setiap proses layanan yang Anda berikan. Selalu ada ruang dimana Anda dapat berinovasi, memenuhi kepuasan pelanggan, meningkatkan efisiensi, dan memberikan layanan yang senantiasa efektif.
 
Tantangan membuat Anda mungkin sedikit terkendala dalam memenuhi proses pengembangan bisnis dalam beberapa bidang. Tetapi, jika Anda dapat secara efektif mengidentifikasikan tantangan apa saja dan menjembatani ruang diantaranya, Anda dapat dengan mudah memberikan proses pengoptimalan yang berkualitas untuk pelanggan Anda. Berikut ini kami bagikan beberapa tantangan yang umumnya ditemukan dalam dunia field service management dan bagaimana Anda dapat mengatasinya :
 
Konflik Dalam Penjadwalan (Scheduling Conflicts)
 
Adanya konflik dalam penjadwalan terjadi ketika ada dua pekerjaan yang memiliki tempat atau slot yang sama dalam kalender layanan field service yang Anda miliki. Jika hal ini terjadi terus - menerus, hal ini dapat memberikan Anda gangguan nyata untuk keseluruhan bisnis dan Anda tentunya perlu mengatasinya secara berulang kali.
Biasanya, ada 3 jenis konflik yang dapat ditemukan dalam penjadwalan, seperti :
 
  • Pekerjaan Yang Bertumpuk (Overlapping Events) - Hal ini terjadi ketika ada dua pekerjaan di slot atau waktu dan teknisi yang sama.

  • Penjadwalan Ganda (Double Booking) - Hal ini terjadi ketika ada dua pekerjaan untuk teknisi Anda yang terjadi dua kali dalam waktu yang sama.

  • Jadwal Waktu Yang Tidak Tersedia - Hal ini terjadi ketika teknisi Anda sudah memiliki jadwal penuh dan tidak dapat lagi menerima pekerjaan dalam hari yang sama.

Konflik yang sering terjadi dapat mengakibatkan kerusakan reputasi atau peningkatan frustrasi di antara sesama teknisi yang menjadi representasi bisnis Anda dalam menyediakan layanan lapangan. Hasil seperti ini juga dapat membuat Anda mengeluarkan biaya pemberian layanan yang juga meningkat.
 
Bagaimana Anda dapat menghadapi tantangan manajemen layanan lapangan ini sambil memanfaatkan situasi untuk meningkatkan proses Anda? Bagaimana jika selain mencegah konflik penjadwalan dari proses penyediaan layanan lapangan, Anda juga dapat melacak dan memantau aktivitas di tempat secara real-time?
 
Dalam hal ini, model penjadwalan yang ideal adalah di mana Anda (di kantor) menjadwalkan teknisi saat itu juga dan teknisi (di lapangan) langsung mengetahui jadwal barunya. Gunakan tantangan ini sebagai peluang untuk memperbaiki proses penjadwalan dan pengiriman Anda. 
 
Cari dukungan dengan aplikasi penjadwalan layanan lapangan yang dapat membantu mengingatkan Anda tentang potensi konflik jadwal teknisi dan juga membantu Anda membuat rencana repetisi cadangan untuk pekerjaan yang sama bagi teknisi Anda.
 
Aplikasi tersebut juga memungkinkan Anda untuk melacak dan memantau waktu yang dihabiskan untuk setiap kunjungan teknisi sehingga Anda tidak menjadwalkan shift bolak-balik yang  memerlukan repetisi karena dapat menguras energi dari teknisi Anda. Dan jika waktu yang dihabiskan untuk kunjungan kurang dari yang diharapkan, Anda dapat menambahkan pekerjaan lainnya ke dalam kalender mereka.
 
Biaya Perjalanan  (Travel Cost)
 
Mari kita lihat bagaimana Anda dapat mengurangi biaya perjalanan dari teknisi lapangan dan sekaligus meningkatkan produktivitas mereka. Ada satu cara cepat dan mudah untuk mendapatkan visibilitas dan kontrol atas proses perencanaan dari rute perjalanan teknisi. 
 
Ketika Anda mengetahui lokasi servis teknisi Anda saat ini dan selanjutnya, Anda dapat memandu mereka untuk mengambil rute terbaik untuk kunjungan mereka pada pelanggan. Tentu saja, panduan ini tidak didasarkan pada penilaian Anda sendiri, tetapi pada teknologi yang merekomendasikan rute terbaik dan teraman untuk lokasi mana pun. Sebenarnya, Anda dapat membantu teknisi Anda untuk menggunakan rute yang dioptimalkan dan menghemat waktu serta biaya.
 
Anda dapat melacak dan memantau aktivitas di lapangan,  dan lebih banyak memberikan waktu kunjungan untuk setiap teknisi jika digunakan dengan benar.
 
Manajemen Perintah Kerja (Work Order Management)
 
Tantangan manajemen perintah kerja datang dalam berbagai macam hal. Jika Anda menghadapi masalah dalam manajemen perintah kerja, hal ini cukup riskan untuk berbagai unit dalam bisnis Anda.
 
Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar tim dalam proses manajemen layanan lapangan dapat menghadapi masalah dalam berbagai segmen. Bagian terburuknya adalah Anda tidak akan pernah benar-benar dapat menemukannya, kecuali jika Anda menyatukan setiap untaian proses yang berbeda dari proses bisnis.
Mari kita coba buat contohnya:
 
Perintah kerja dalam bisnis layanan lapangan memiliki 5 fase utama pada umumnya, yaitu:
 
  • Identifikasi tugas

  • Alokasi tugas

  • Penyelesaian tugas

  • Inspeksi tugas

  • Perekaman tugas

Di antara beberapa fase ini,  ada sejumlah tugas yang harus diselesaikan tepat waktu dan dengan kualitas yang baik untuk menyelesaikan perintah kerja dari teknisi.
 
Misalnya, Anda memberikan penjadwalan dan mengalokasikan pekerjaan pada teknisi di lapangan, kemudian teknisi (dengan keterampilan dan alat yang tepat) mencapai lokasi klien pada waktu yang tepat untuk memperbaiki masalah pelanggan.
 
Keberhasilan akan pekerjaan seperti contoh di atas tergantung pada beberapa faktor, seperti:
 
  • Kemampuan Anda atau tim untuk memilih orang yang tepat dalam penjadwalan.

  • Inventaris yang terorganisir dengan baik dengan alat yang tersedia untuk melakukan pekerjaan dengan benar.

  • Ketersediaan teknisi untuk pekerjaan yang dijadwalkan, termasuk moda transportasi dan rute terbaik.

  • ketersediaan waktu dari klien.

Poin 2 ke poin 3 mencakup setidaknya 4 komponen utama yang harus ada agar perintah kerja dari bisnis Anda dapat mencapai tingkat berikutnya. Jika salah satu dari komponen ini tidak berfungsi dengan baik, misalnya, ketersediaan waktu dari klien belum dikonfirmasi atau teknisi tidak memiliki alat khusus untuk pekerjaan terkait, maka perjalanan tindak lanjut untuk pekerjaan yang sama dapat lebih Anda tingkatkan.
 
Hal ini tidak hanya akan memperpanjang siklus hidup manajemen perintah kerja tetapi juga meningkatkan biaya layanan lapangan. Demikian pula, poin 3 ke poin 4 mencakup serangkaian tugas yang harus dilakukan dengan efisiensi tertentu untuk mencapai kesuksesan.
 
Bagaimana Anda akan terus memeriksa setiap tugas yang dilakukan oleh setiap teknisi lapangan secara individu? Untuk melakukan hal tersebut, Anda memerlukan visibilitas waktu nyata ke dalam setiap aktivitas lapangan mereka. 
 
Setelah Anda dapat melacak dan merekam gerakan dari teknisi, Anda dapat menilai rekaman untuk mengetahui celah dalam proses dan mengambil tindakan yang memadai untuk memperbaikinya.
 
Komunikasi Secara Langsung (Real-Time Communication)
 
Biasanya, Anda atau tim manajemen layanan field service dapat mengandalkan panggilan telepon dan pesan untuk berkomunikasi dengan teknisi secara langsung di lapangan. Tetapi, banyak dari beberapa perusahaan atau bisnis yang telah melaporkan bahwa seringkali teknisi mereka tidak berada pada area jaringan atau pekerjaan melibatkan detail yang sangat rumit sehingga menghabiskan banyak waktu tim Anda di kantor untuk memberi teknisi informasi yang lengkap.
 
Biasanya aplikasi perpesanan pada perangkat pribadi tidak berfungsi dalam menjaga komunikasi waktu nyata dengan tim karena tidak memiliki akuntabilitas. Setiap anggota tim dari teknisi lapangan tidak dapat diharapkan untuk menggunakan perangkat dengan cara yang sama seperti yang lain. Dan untuk menegakkan standar tertentu pada perangkat atau aplikasi pribadi cukuplah sulit bagi Anda karena teknisi mungkin tidak ingin mematuhinya.
 
Masalah ini dapat diselesaikan jika Anda mulai menggunakan software khusus yang dirancang secara unik untuk membantu mengatasi tantangan manajemen field service ini. Software berbasis field service management ini biasanya memiliki antarmuka berbasis website untuk tim di kantor dan antarmuka berbasis aplikasi seluler untuk teknisi di lapangan.
 
Software ini digunakan sebagai mekanisme untuk mengirim, menerima, dan berbagi informasi secara real-time antara teknisi layanan lapangan di lokasi dan tim Anda yang berada di kantor. Dan karena hal ini bersifat resmi, Anda dapat membuat standar komunikasi Anda sendiri dan memastikan kepatuhannya.
 
Kurangnya Tingkat Efisiensi Dari Tim
 
Bagaimana Anda tahu bahwa efisiensi tim teknisi lapangan Anda rendah? Apakah Anda hanya merasa teknisi layanan lapangan Anda berkeliaran alih-alih menyelesaikan masalah klien?
 
Atau
 
Terpikir oleh Anda bahwa ada masalah efisiensi mendasar yang mempengaruhi kinerja tim dan pada akhirnya kinerja bisnis? Mengamati skenario di atas permukaan tidak akan membantu Anda menentukan siapa dalam tim yang berjuang dengan tantangan apa. Anda membutuhkan alat yang memberi Anda visibilitas di bawah permukaan.
 
Misalnya, jika teknisi lapangan Anda tidak memenuhi target harian, meskipun hal ini menunjukkan masalah efisiensi, masalah sebenarnya mungkin terletak pada penjadwalan atau perutean yang tidak efektif atau manajemen waktu yang buruk.
 
Ketika Anda memiliki visibilitas ke dalam proses layanan lapangan, Anda dapat mengungkap masalah mendasar yang menyebabkan inefisiensi dalam tim.
 
Manajemen Faktur & Pembayaran
 
Faktur hilang, kurangnya transparansi, dan tidak ada visibilitas instan untuk proses pembayaran. Terdengar familiar?
 
Anda telah mempekerjakan teknisi lapangan untuk keterampilan teknis mereka, melatih mereka tentang produk Anda, dan membuat mereka sadar akan tantangan yang mungkin muncul dari klien Anda. Namun, ketika mereka benar-benar melakukan apa yang mereka telah pelajari, Anda masih tidak dapat memaksimalkan ROI mungkin karena mereka mengacaukan proses, yang secara teknis tidak dipotong untuk profil mereka - yaitu dalam mengelola faktur dan pembayaran.
 
Sebagai pemimpin dari bisnis berbasis layanan lapangan, Anda perlu membuat tugas lebih mudah bagi teknisi. Anda harus mengurangi beban penghitungan mereka, dan menciptakan lingkungan di mana mereka dapat lebih berfokus pada keahlian mereka.
 
Masukkan faktur dan proses manajemen pembayaran Anda pada satu platform, dan buat formulir online untuk faktur dan metode pembayaran yang sederhana dan dapat diisi hanya dengan sentuhan jari. Ikuti pola dan pastikan agar tidak ada detail penting yang terlewat. Lacak serta analisis penawaran harga, faktur, pesanan pembelian, dan detail pembayaran untuk menghindari perbedaan.
 
Pilihlah software field service management yang mendukung metode pembayaran online seperti GoPay, OVO, LinkAja, QRIS, dan sebagainya sehingga Anda dapat mempercepat pembuatan faktur dan proses pembayaran dari klien Anda.
 
 
 
Berikut adalah beberapa pengenalan secara umum tentang berbagai tantangan dalam mengelola bisnis berbasis Field Service dan cara mengatasinya. Jika Anda membutuhkan bantuan dalam pengelolaan field service management yang Anda jalankan, EANNOVATE melalui e-Field dapat membantu Anda.
 
e-Field merupakan Sistem Manajemen pekerja Lapangan terbaru dari EANNOVATE. e-Field adalah solusi siap sedia untuk memantau kinerja, pelacakan langsung, memantau kehadiran teknisi, memperbarui status, penjadwalan, dan banyak lagi untuk teknisi Anda. e-Field tepat digunakan untuk memberikan pelayanan dari cleaning, service, instalasi untuk mencapai kepuasan pelanggan anda. 
 
Jika Anda membutuhkan informasi lebih lanjut, Anda dapat langsung menghubungi kami melalui website e-Field (Senin - Jumat, 9 pagi - 5 sore) ,

Email : hello@efield.id  atau menggunakan WA / Telpon +62 813-8251-8448.
 
 
 
 
 
 
Reference: Field Circle 

CONTACT US

Let's Work Together

Have cool projects to work on ?

CONTACT

Image
LOKASI
INDONESIA

Ruko Kosambi Baru blok A ext 1 no 66. Jakarta Barat.

Image
TELEPON
INDONESIA
+62813 8251 8448
Image
E-MAIL
hello@eannovate.com

Office hours of Web, UI UX Design, Mobile App Development, SEO in Jakarta, Indonesia
JAM KERJA
Mon-Fri 9.30am - 6.00pm
icon
icon
Free Consultation
icon